Standhoudersvoorwaarden TCG-beurs
Versie: mei 2026
Deze standhoudersvoorwaarden zijn van toepassing op iedere aanmelding, reservering en deelname als standhouder aan de TCG-beurs.
Door een aanvraag in te dienen en/of een standplaats te betalen, verklaart de standhouder akkoord te gaan met deze voorwaarden.
1. Aanmelding en goedkeuring
Een aanmelding voor een standplaats is een aanvraag en vormt geen automatische garantie op deelname.
De organisatie beoordeelt de aanmeldingen en bepaalt welke standhouders aan het evenement kunnen deelnemen. De organisatie behoudt zich het recht voor om een aanvraag te weigeren.
Een standplaats is pas definitief wanneer de standhouder hiervoor door de organisatie is goedgekeurd en aan de eventuele betalingsvoorwaarden is voldaan.
De organisatie kan bij de selectie rekening houden met onder andere het beschikbare aantal plaatsen, het assortiment, de samenstelling van het evenement en de gewenste diversiteit aan standhouders.
2. Betaling
De standhouder dient het verschuldigde bedrag binnen de aangegeven betalingstermijn te voldoen.
Wanneer betaling niet tijdig wordt ontvangen, kan de organisatie de reservering laten vervallen en de standplaats aan een andere standhouder toewijzen.
3. Annulering door de standhouder
Bij annulering door de standhouder gelden de volgende voorwaarden:
21 dagen of meer voor het evenement
80% van het betaalde standhoudersbedrag wordt terugbetaald.
Minder dan 21 dagen tot 14 dagen voor het evenement
60% van het betaalde standhoudersbedrag wordt terugbetaald.
Minder dan 14 dagen tot 7 dagen voor het evenement
40% van het betaalde standhoudersbedrag wordt terugbetaald.
Minder dan 7 dagen voor het evenement
Er vindt geen terugbetaling plaats.
De datum waarop de annulering door de organisatie is ontvangen, geldt als annuleringsdatum.
De niet-terugbetaalde bedragen zijn bedoeld ter dekking van onder andere administratie-, organisatie- en voorbereidingskosten en het risico dat een vrijgekomen standplaats niet meer kan worden ingevuld.
Wanneer een standhouder zonder voorafgaande annulering niet verschijnt, wordt dit beschouwd als een annulering binnen 7 dagen voor het evenement. Er vindt dan geen terugbetaling plaats.
4. Annulering of wijziging door de organisatie
De organisatie behoudt zich het recht voor om het evenement te wijzigen, te verplaatsen of te annuleren wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Bij volledige annulering door de organisatie wordt het betaalde standhoudersbedrag terugbetaald, tenzij sprake is van omstandigheden waarbij op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving een andere regeling geldt.
Bij verplaatsing van het evenement wordt de standhouder zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de nieuwe datum en de mogelijkheden met betrekking tot de reservering.
5. Overmacht
De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet of niet volledig kunnen uitvoeren van het evenement wanneer sprake is van omstandigheden buiten haar redelijke invloed.
Hieronder kunnen onder andere vallen: overheidsmaatregelen, brand, ernstige technische problemen, stroomuitval, calamiteiten, extreem weer, pandemieën, oorlog, storingen of andere omstandigheden waardoor het evenement redelijkerwijs niet kan plaatsvinden.
De organisatie zal zich in dergelijke situaties inspannen om een passende oplossing te vinden.
6. Standplaats en indeling
De organisatie bepaalt de indeling van de beursvloer en de locatie van de standplaatsen.
Een standhouder heeft geen recht op een specifieke tafel of positie, tenzij hierover vooraf schriftelijk een afspraak is gemaakt.
De organisatie mag de indeling wijzigen wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid, logistiek, doorstroming of een goede organisatie van het evenement.
Het is niet toegestaan om zonder toestemming extra tafels, vitrines, rekken of andere objecten te plaatsen wanneer hierdoor loopruimte of de ruimte van andere standhouders wordt beperkt.
7. Opbouw en afbouw
Standhouders dienen zich te houden aan de door de organisatie gecommuniceerde opbouw- en afbouwtijden.
De stand dient binnen de aangegeven opbouwtijd gereed te zijn.
Het is niet toegestaan om vóór het officiële einde van het evenement met de afbouw te beginnen zonder toestemming van de organisatie.
De standplaats dient na afloop leeg en schoon te worden achtergelaten.
Schade of extra schoonmaakkosten die door de standhouder zijn veroorzaakt, kunnen op de standhouder worden verhaald.
8. Producten en verkoop
De standhouder is zelf verantwoordelijk voor de producten die worden aangeboden en verkocht.
Het aanbieden of verkopen van illegale, gestolen, vervalste of anderszins verboden goederen is niet toegestaan.
Namaak- en counterfeit TCG-producten mogen niet als authentieke producten worden aangeboden.
Proxies, custom cards en andere niet-officiële producten moeten duidelijk als zodanig worden aangeboden en mogen niet worden gepresenteerd als officiële producten.
De standhouder is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot verkoop, belastingen, consumentenrechten en de aangeboden producten.
9. Ruilen en inkopen
Standhouders die kaarten of andere producten inkopen of ruilen, zijn zelf verantwoordelijk voor deze transacties.
De organisatie is geen partij bij transacties tussen standhouders en bezoekers.
Geschillen over onder andere prijs, conditie, echtheid, betaling, ruilingen of aankopen dienen tussen de betrokken partijen te worden opgelost.
De organisatie kan waar mogelijk bemiddelen, maar is niet verantwoordelijk voor financiële gevolgen van dergelijke geschillen.
10. Gedrag
Van iedere standhouder en diens medewerkers/helpers wordt professioneel en respectvol gedrag verwacht.
Agressief, bedreigend, intimiderend, discriminerend of ander ongewenst gedrag wordt niet getolereerd.
Het hinderen van andere standhouders of bezoekers is niet toegestaan.
Bij ernstig of herhaaldelijk ongewenst gedrag kan de organisatie een standhouder van het evenement verwijderen.
In dat geval bestaat geen automatisch recht op terugbetaling.
11. Veiligheid
Aanwijzingen van de organisatie, beveiliging, locatiebeheer en hulpdiensten dienen altijd te worden opgevolgd.
Nooduitgangen, brandblusmiddelen en doorgangen moeten vrij toegankelijk blijven.
Dozen, tassen, handelswaar en andere materialen mogen niet in gangpaden of andere daarvoor niet bestemde ruimtes worden geplaatst.
12. Eigendommen en aansprakelijkheid
De standhouder is zelf verantwoordelijk voor handelswaar, apparatuur, persoonlijke eigendommen en overige materialen.
De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van standhouders, behalve voor zover de organisatie hiervoor op grond van de wet aansprakelijk is.
De standhouder is verantwoordelijk voor schade die door hemzelf, medewerkers, helpers of namens hem aanwezige personen wordt veroorzaakt.
13. Overdracht van standplaatsen
Een standplaats mag niet zonder voorafgaande toestemming worden doorverkocht, verhuurd of overgedragen.
Wanneer een andere persoon of onderneming namens de standhouder aanwezig zal zijn, dient dit vooraf met de organisatie te worden afgestemd.
14. Promotie en beeldmateriaal
Tijdens het evenement kunnen foto's en video's worden gemaakt voor verslaggeving en promotionele doeleinden.
Standhouders kunnen hierbij herkenbaar in beeld komen.
De organisatie kan dergelijk beeldmateriaal gebruiken voor promotie van het evenement en toekomstige evenementen, binnen de grenzen van de toepasselijke wet- en regelgeving.
15. Promotie door standhouders
Standhouders mogen hun eigen onderneming, webshop en socialmediakanalen promoten vanuit hun eigen stand.
Promotie buiten de eigen standplaats is alleen toegestaan met toestemming van de organisatie.
Het is niet toegestaan om zonder toestemming promotiemateriaal op muren, deuren, vloeren, ramen of andere delen van de locatie aan te brengen.
16. Toernooien en activiteiten
Voor TCG-toernooien, demonstraties en andere activiteiten kunnen aanvullende voorwaarden gelden.
Wanneer een officieel of georganiseerd toernooi wordt gehouden, kunnen de regels van de betreffende TCG, uitgever en/of judge van toepassing zijn.
17. Klachten en geschillen
Klachten over het evenement dienen zo spoedig mogelijk bij de organisatie te worden gemeld.
Geschillen tussen een standhouder en bezoeker of tussen standhouders onderling zijn in beginsel de verantwoordelijkheid van de betrokken partijen.
De organisatie kan ingrijpen wanneer een geschil de veiligheid, orde of voortgang van het evenement verstoort.
18. Slotbepaling
In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
Door het reserveren en/of betalen van een standplaats verklaart de standhouder akkoord te gaan met deze voorwaarden.